ORGANIZACIÓN
El Centro Nacional de la Productividad en México, define
organizar como: “El proceso de
determinar las actividades y puestos necesarios de una empresa, departamento o
grupo, y distribuirlos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales
definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno;
asignarlos a individuos de forma que el esfuerzo disponible pueda ser aplicado
y coordinado de una manera sistemática y efectiva”.
Otros actores como son:
• Reyes Ponce (1981) define la organización
como “la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos en un
organismo social”.
•
George Terry (1978) explica: “La organización es el
conjunto de funciones que se estimen necesarias para lograr un objetivo, una
indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que
tienen a su cargo la ejecución de funciones respectivas”.
¬ Existen 6 Elementos de la Organización Formal:
1.- División del
trabajo
2.- Definir funciones y actividades
3.- Establecer
jerarquías
4.- Determinar el
sistema de organización
5.- Establecer los
sistemas de comunicación
6.- Determinar
normas y procedimientos
Manifestaciones de una organización formal deficiente:
1.- Funciones mal distribuidas: cuando la
organización no es clara, no se tienen
las funciones precisas, no se describen las actividades ni los niveles de
responsabilidad, es lógico que no se
cuente con la distribución de los recursos.
2.- Objetivos sin lograr: cuando las personas
que pertenecen a una empresa no tienen
claros los objetivos de acuerdo con la estructura organizacional, no realizan
los esfuerzos necesarios para lograr los objetivos.
3.- Aumento de conflictos: cuando el liderazgo
no define las responsabilidades también aumentan
los conflictos, si además no cuenta con los responsables del manejo de
conflictos, los mismos se agravan.
4.- Autoridad y responsabilidad indefinidas: una estructura de
organización deficiente no determina la autoridad ni la responsabilidad.
5.- Ineficiencia: la organización formal
deficiente conduce a innumerables conflictos y por supuesto a no realizar el
trabajo.
6.- Baja productividad: se produce cuando a nadie le
interesa lograr los objetivos.
7.- Desperdicio y subutilización de recursos: es el desperdicio y
la escaza utilización de los recursos, que es a consecuencia directa de una
organización deficiente.
8.- Aumento de costos: cuando el costo de la
ineficiencia es alto.
9.- Baja proyección: una institución o empresa que no
tiene claros los objetivos, ni el trabajo de cada uno de los integrantes se
refleja en el rechazo de sus clientes.
¬ También existen tipos de organización formal como
son:
Organización
lineal: es simple, ideal para organizaciones pequeñas, con centralización del mando y controles rígidos.
-Su grafica es
piramidal, es decir, la autoridad fluye de arriba hacia abajo.
-La denominación
lineal tiene su origen en la existencia de línea única y directa de autoridad y
responsabilidad.
Se divide en:  |
|||||
 |
 |
||||
¬Tipos de Organización Formal están:
+Organización
lineal
+Organización
funcional
+Organización
lineo-funcional
+Organización
por comités
+ Las ventajas de la organización lineal puede sintetizarse
por:
- Estructura de organización
simple, restringida y elemental.
- Claridad de autoridad y
responsabilidad.
- Estabilidad de la estructura
de organización.
+ Las desventajas que pueden ocasionarse en organizaciones
con estructura de organización lineal son:
- Falta de flexibilidad.
- Dificultad para innovación.
- Favorecer la autoridad.
- Dificultad la comunicación
cuando la empresa crece.
- Al volverse compleja la
organización tiende a ser ineficiente.
-
- La organización funcional da
al subordinado varios jefes, a la vez que ninguno tiene autoridad total sobre
el subordinado; busca simplificar el trabajo, establece líneas directas de
comunicación, eliminara la centralización en la toma de decisiones y apoyar la
especialización.
- Se caracteriza por una
distención de autoridad, subordinado múltiple, aumento de la especialización y
requisitos de mayor control.
- La flexibilidad en la
estructura de organización en la época actual, para hacerlas competitivas y
para introducir las innovaciones que se producen día a días, no es compatible
con una estructura de organización lineal.
+ Como ventajas de la organización funcional son:
- La especialización produce
eficiencia.
- La supervisión mejora.
- La comunicación se facilita.
- Se concentra en la ejecución.
+ Las desventajas de la organización funcional son:
- Difusión de la autoridad
- Dificultad de la delimitación
de la responsabilidad
- Se pierde el punto de vista
integral.
- Presencia de conflictos por
competencia de los múltiples jefes.
este tipo de organización es el resultante de combinar los dos modelos anteriores y reducir sus desventajas. Se producen jerarquías lineales (autoridad) y funcionales (asesoría). Es el modelo quizás mas empleado en la actualidad.
- La organización lineo-funcional
dan margen al “staff”.
- La posición del “staff” es
funcional, es decir, no posee autoridad, y su papel es apartar a la autoridad,
asesoría, información y orientación para la toma de decisiones.
- Entre la organización lineal
y de “staff” se puedan apreciar dos diferencias.
- La organización lineal
producen en una relación directa con los objetivos de la empresa y los
de”staff” en forma indirecta.
- La autoridad de la
organización lineal en la ejecución y decisión.
¬ Organización por comités:
los comités son formas administrativas para otros, representan una organización
funcional sin autoridad lineal.
- Se consideran los comités una
excelente forma para la estructura de organización los comités no pueden ser
por si solos un organización formal.
- La estructura funcional de la
organización en sus diversas formas se representa mediante los organigramas.
+ Los principios de la organización son:
- Unidad de dirección
- Eficiencia
- Tramo de control
- De la jerarquía
- De la delegación
- Responsabilidad absoluta
- Igualdad de autoridad y
responsabilidad
- División del trabajo
- Del equilibrio
- Flexibilidad
- Liderazgo
+ Los instrumentos de la
organización son los siguientes:
- Organigrama
- Procedimientos
- Normas
- Reglas
- Manuales
- Análisis de puestos
- Valuación de puestos
+ Para la organización entran la integración, reclutamiento,
selección, contratación, selección de recursos materiales, introducción y
desarrollo.
¬ INTEGRACION
La
integración es la etapa del proceso administrativo encargada de optimizar los
recursos tanto humanos, técnicos y financieros para la ejecución del plan.
- Integrar significa unir, en
esta etapa del proceso administrativo se “unen” las partes y se implementa el
plan.
- Para ejecutar el plan se
inicia con las técnicas de la integración que son: reclutamiento, selección e
introducción y desarrollo.
+ Reclutamiento: reclutar
significa unir, recabar, ordenar y obtener la información necesaria sobre los
recursos útiles a la organización. El
reclutamiento se realiza en los centros que producen los recursos, a través de
los trabajadores de la empresa, por los medios de comunicación y los internos
de la organización.
~ El reclutamiento se dividen en
dos:
° Promoción interna: Es
común que las empresas manejen la promoción interna para el ascenso de sus
trabajadores, y es realmente una práctica que se ha extendido a tal grado, que
algunos sindicatos lo plasman en sus contratos colectivos. Sin embargo; el
significado original del proceso de promoción interna, era la oportunidad de
lograr jerarquía; esto es, de la posición de trabajador operativo, a supervisor
y de ahí en forma ascendente, pero la oportunidad dependía del desarrollo del
trabajador.
En
la actualidad, la promoción interna está dejando de tener adeptos entre los
administradores, y es que se ha llegado al grado en que algunas empresas lo
proclaman como una ventaja y un beneficio para sus miembros.
° Reclutamiento externo:
La política de competencia abierta parece ser un método para asegurar la
idoneidad de los candidatos a puestos administrativos. Cuando se maneja en
forma honesta y responsable, ningún candidato del interior de la organización
que esté capacitado, debe asumir como un riesgo la competencia por la vacante.
+ Selección: Consiste
en escoger, decidir, aceptar, aquel recurso que más nos convence, para lograr
los objetivos planeados. La selección se utiliza tanto en los recursos humanos
como materiales.
~ Y sus métodos de selección
son:
-
Prueba
de admisión
-
Expediente
-
Entrevista
-
Periodo
de prueba
-
Currículum
vitae
+Contratación: Se entiende por relación de trabajo cualquiera que
sea el acto que le dé origen, la prestación de un trabajo personal subordinado
a una persona mediante el pago de un salario. Es aquel por
el cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado,
mediante el pago de un salario.
+ Selección de recursos
materiales: En la selección de material, equipo o
instrumental, es importante elegir aquellos que reúnan las condiciones
necesarias para el tipo de trabajo a que se destinan.
+ Introducción y Desarrollo: El
último paso de la integración consiste en propiciar el óptimo rendimiento de
los recursos humanos, técnicos, financieros, de material y equipo. Con respecto
al personal, se realiza el desarrollo con el propósito de lograr una óptima
productividad.
Una
forma de lograr eficiencia del personal, es la enseñanza en servicio (en sus
cuatro áreas), y es una responsabilidad y una necesidad de la organización.
¬Las áreas de enseñanza del
servicio son:
- Orientación
- Adiestramiento
- Desarrollo de liderazgo
- Educación continua
+ Orientación:
Se debe de brindar información sobre el puesto a desempeñar a:
• Personal
de nuevo ingreso
• Cambios
de turno
• Personal
que asciende o cambia de puesto.
Y
debe de incluir:
• Bienvenida
• Presentación
• Información
• Asesoría
• Ubicación
física
+ Adiestramiento:
El adiestramiento es necesario cuando el personal tiene dificultad para aplicar
técnicas o procedimientos, cuando debe manejar equipo que requiere
conocimientos especiales o desconoce procedimientos técnicos.
La
necesidad de adiestramiento se presenta cuando se producen desperdicios
innecesarios, descomposturas, ausencias frecuentes por frustración en
actividades manuales que se dificultan, relaciones interpersonales defectuosas,
ambiente limitante y servicio deficiente.
+ Desarrollo de liderazgo:
En toda organización es indiscutible la necesidad de contar con personal para
asumir el liderazgo de grupos.
El
desarrollo de potencialidades de liderazgo se orienta a producir un ambiente
favorable para la productividad.
+ Para desarrollar al personal
en el liderazgo, se consideran los siguientes aspectos:
• Capacitar
al personal en la solución de conflictos.
• Desarrollar
técnicas de comunicación administrativa.
• Producir
habilidad en el manejo de personal operativo.
• Capacitar
al personal en la dirección.
• Adiestrar
en las funciones relativas al puesto que se va a desempeñar.
+ Educación continuada se
enfoca en tres pasos:
1.- Objetivo:
o
Reforzar
la confianza del trabajador en su organización.
o
Sensibilizar
a los cambios.
o
Producir innovaciones.
o
Apoyar la creatividad.
2.- Formal: Se
realiza en un centro educativo oficial, con un plan de estudios definido, a
cuyo término se obtiene un grado académico amparado por un documento
formalizado por la institución educativa. Para este tipo de enseñanza se pueden
proporcionar becas.
3.-
Informal: Se produce al interior de las
instituciones, empresariales, a través de
conferencias, cursos, talleres, congresos,
simposios, etc. Los propósitos de dicha enseñanza suelen ser de actualización.
2.5.-
Dirección y liderazgo
- Dirigir es guiar, orientar,
conducir, encaminar, llevar al logro de objetivos. Dirigir implica tomar
decisiones, mando y liderazgo.
- El liderazgo es una
característica de las organizaciones humanas. Es importante distinguir entre el
liderazgo como una cualidad personal, y el liderazgo como una función
administrativa.
- La dirección y el liderazgo
son los aspectos más humanos de las funciones administrativas, son el proceso
interpersonal por el cual los subordinados comprenden los objetivos de la
organización y contribuyen a su logro.
- La dirección es una función
difícil, porque el administrador enfrenta un complejo de factores, sobre los
cuales es imposible tener el control y el conocimiento total.
- El factor humano está formado
por personalidades complejas con múltiples escalas de valores.
+
Comunicación: La dirección es posible mediante
sistemas de comunicación y coordinación adecuados a la estructura de
organización. Es uno de los componentes de la dirección.
Propósitos
de la comunicación
– Retroalimentar
el sistema administrativo.
– Promover
conductas cooperativas.
– Lograr
la eficiencia.
– Ejercer
la dirección.
+ La comunicación se divide en
tres pasos:
1.-
elementos:
-
Emisor
- Transmisor.
- Receptor
- Respuesta
2.- Métodos:
- Oral
- Palabra escrita
- Lenguaje corporal
3.- Comunicación administrativa:
- Ascendente
- Descendente
- Horizontal
- General
+ Barreras de la comunicación:
• Incongruencia
entre el contenido y la intención
• Deficiente
redacción en el mensaje
• Falta
de claridad
• No
sabe escuchar
• Descuidos
y omisiones
+
Medios de comunicación:
- Oficios
- Memoranda
- Circulares
- Películas
- Periódicos
- Boletines
- Fotografías
- Informes
- Agendas
2.6.-
Control:
Control
es valorar el resultado de la ejecución de los planes, lo cual se hace por
medio de los sistemas, métodos y medios de control; es detectar oportunamente
desviaciones en la acción y aplicar las medidas oportunas para corregirlas.
+
Propósitos del control:
• Evaluar
el logro de objetivos establecidos previamente.
• Prever
desviaciones en la ejecución de planes y programas.
• Optimizar
la utilización de recursos.
• Proponer
y sugerir alternativas administrativas para corregir las desviaciones.
• Establecer
diagnósticos continuos y permanentes.
• Promover
la creatividad e innovación.
+
Existe un sistema de control que se divide en dos:
Supervisión: La supervisión es una
dirección democrática, cuyo principal interés es el supervisado, y su
realización plena.
~
Objetivos de la supervisión
- Desarrollo del personal
subordinado hacia el logro de la eficiencia.
- Promover la calidad del
servicio para los usuarios.
- Proteger y apoyar el logro de
objetivos organizacionales.
- Aplicar medidas correctivas
en las desviaciones.
+
Principios de la supervisión son:
- Planeación
- Liderazgo
- Enseñanza
- Comunicación
Evaluación: Se conceptúa la evaluación
como un proceso sistemático de medición y comparación de resultados en relación
con los objetivos. Se evalúan logros, objetivos, recursos y necesidades.
La evaluación es constante, dinámica,
objetiva, oportuna y permanente.
+ Tipos de evaluación son dos:
- Directa: Investigación
de campo; entrevistas, reuniones, etc.
- Indirecta: A través de
documentos, estadísticas, etc.
¬ Métodos de control:
•
El
archivo: conjunto de documentos debidamente clasificados y ordenados, que
integran los datos históricos y la información esencial de una organización
productiva.
•
La
auditoría: es un procedimiento técnico que sirve para evaluar la marcha de un
trabajo.
+
Tipos de auditoria:
- Interna.
- Externa.
+
Técnicas de control más empleadas:
- Informes: Provocado, Solicitado,
De rutina.
- Conservación.
- Datos estadísticos.
- Control de cantidad.
- Control de tiempo.
- Control de inventarios.
+
Pasos del control. 
¬
Instrumentos
+Presupuesto:
El presupuesto, considerado como plan, es la
expresión de los resultados esperados en términos numéricos.
El
presupuesto es un plan de acción expresado en términos financieros. Se
denominan términos financieros porque son expresados en dinero.
+ Función del presupuesto:
Importancia
- El presupuesto es importante
porque, de la utilización adecuada y racional de los recursos disponibles,
dependerá el logro de objetivos organizacionales.
+
Requisitos del presupuesto:
•
Elaborarse
por partidas.
•
Prever
cambios e imprevistos.
•
Fijar
ingresos y egresos gastos
•
Ser
flexible.
•
Aprovechar
al máximo los recursos disponibles.
•
Fijar
controles.
En el proceso presupuestal, cada jefe de departamento
presenta sus necesidades de financiamiento. Posteriormente, el dirigente
presenta el presupuesto global a los socios que subsidian, quienes, a su vez,
aprueban o modifican las erogaciones. En cada organización, la elaboración del
presupuesto se norma conforme al tipo de funcionamiento.
https://yout.com/video/Zk6ge8zo1qY
No hay comentarios.:
Publicar un comentario