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viernes, 22 de junio de 2018

UNIDAD 2 EMPRESA Y PROCESOS DE ADMINISTRACION



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ORGANIZACIÓN

El Centro Nacional de la Productividad en México, define organizar como: “El proceso de determinar las actividades y puestos necesarios de una empresa, departamento o grupo, y distribuirlos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno; asignarlos a individuos de forma que el esfuerzo disponible pueda ser aplicado y coordinado de una manera sistemática y efectiva”.
Otros  actores como son:
        Reyes Ponce (1981) define la organización como “la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos en un organismo social”.
       George Terry (1978) explica: “La organización es el conjunto de funciones que se estimen necesarias para lograr un objetivo, una indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de funciones respectivas”.


¬ Existen 6 Elementos de la Organización Formal:
1.- División del trabajo
2.- Definir  funciones y actividades
3.- Establecer jerarquías
4.- Determinar el sistema de organización
5.- Establecer los sistemas de comunicación
6.- Determinar normas y procedimientos


Manifestaciones de una organización formal deficiente:


1.- Funciones mal distribuidas: cuando la organización no es clara,  no se tienen las funciones precisas, no se describen las actividades ni los niveles de responsabilidad, es  lógico que no se cuente con la distribución de los recursos. 
2.- Objetivos sin lograr: cuando las personas que pertenecen a una  empresa no tienen claros los objetivos de acuerdo con la estructura organizacional, no realizan los esfuerzos necesarios para lograr los objetivos.
3.- Aumento de conflictos: cuando el liderazgo no define las responsabilidades  también aumentan los conflictos, si además no cuenta con los responsables del manejo de conflictos, los mismos se agravan.
4.- Autoridad y responsabilidad indefinidas: una estructura de organización deficiente no determina la autoridad ni la responsabilidad.
5.- Ineficiencia: la organización formal deficiente conduce a innumerables conflictos y por supuesto a no realizar el trabajo.
6.- Baja productividad: se produce cuando a nadie le interesa lograr los objetivos.
7.- Desperdicio y subutilización de recursos: es el desperdicio y la escaza utilización de los recursos, que es a consecuencia directa de una organización deficiente.  
8.- Aumento de costos: cuando el costo de la ineficiencia es alto.
9.- Baja proyección: una institución o empresa que no tiene claros los objetivos, ni el trabajo de cada uno de los integrantes se refleja en el rechazo de sus clientes.

¬ También existen tipos de organización formal como son:  

 Organización lineal: es simple, ideal para organizaciones pequeñas, con  centralización del mando y controles rígidos.
-Su grafica es piramidal, es decir, la autoridad fluye de arriba hacia abajo.
-La denominación lineal tiene su origen en la existencia de línea única y directa de autoridad y responsabilidad.
Rectángulo redondeado: Organización ComplejaRectángulo redondeado: Organización Simple Rectángulo redondeado: Organización Pequeña Se divide en:


 






¬Tipos de Organización Formal están:

+Organización lineal
+Organización funcional
+Organización lineo-funcional
+Organización por comités

+ Las ventajas de la organización lineal puede sintetizarse por:

-       Estructura de organización simple, restringida y elemental.
-       Claridad de autoridad y responsabilidad.
-       Estabilidad de la estructura de organización.

+ Las desventajas que pueden ocasionarse en organizaciones con estructura de organización lineal son:

-       Falta de flexibilidad.
-       Dificultad para innovación.
-       Favorecer la autoridad.
-       Dificultad la comunicación cuando la empresa crece.
-       Al volverse compleja la organización tiende a ser ineficiente.
-        
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¬ Organización Funcional: acepta le premisa de romper el principio de unidad de mando (un solo jefe es una autoridad dividida según la especialización introducida inicialmente por Taylor).
-       La organización funcional da al subordinado varios jefes, a la vez que ninguno tiene autoridad total sobre el subordinado; busca simplificar el trabajo, establece líneas directas de comunicación, eliminara la centralización en la toma de decisiones y apoyar la especialización. 
-       Se caracteriza por una distención de autoridad, subordinado múltiple, aumento de la especialización y requisitos de mayor control.
-       La flexibilidad en la estructura de organización en la época actual, para hacerlas competitivas y para introducir las innovaciones que se producen día a días, no es compatible con una estructura de organización lineal.

+ Como ventajas de la organización funcional son:
-       La especialización produce eficiencia.
-       La supervisión mejora.
-       La comunicación se facilita.
-       Se concentra en la ejecución.

+ Las desventajas de la organización funcional son:
-       Difusión de la autoridad
-       Dificultad de la delimitación de la responsabilidad
-       Se pierde el punto de vista integral.
-       Presencia de conflictos por competencia de los múltiples jefes.

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¬ Organización lineo-funcional:
este tipo de organización es el resultante de combinar los dos modelos anteriores y reducir sus desventajas. Se producen jerarquías lineales (autoridad) y funcionales (asesoría). Es el modelo quizás mas empleado en la actualidad.
-       La organización lineo-funcional dan margen al “staff”.
-       La posición del “staff” es funcional, es decir, no posee autoridad, y su papel es apartar a la autoridad, asesoría, información y orientación para la toma de decisiones. 
-       Entre la organización  lineal  y de “staff” se puedan apreciar dos diferencias.
-       La organización lineal producen en una relación directa con los objetivos de la empresa y los de”staff” en forma indirecta.
-       La autoridad de la organización lineal en la ejecución y decisión.

¬ Organización por comités: los comités son formas administrativas para otros, representan una organización funcional sin autoridad lineal.
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-       Como características de esta forma de organización están los siguientes: son organismos temporales en tanto cumplen su misión pueden o no tomar decisiones, tienen un objetivo definido y metas específicas por lograr.
-       Se consideran los comités una excelente forma para la estructura de organización los comités no pueden ser por si solos un organización formal.
-       La estructura funcional de la organización en sus diversas formas se representa mediante los organigramas.

+ Los  principios de la organización son:


-       Unidad de dirección
-       Eficiencia
-       Tramo de control
-       De la jerarquía
-       De la delegación
-       Responsabilidad absoluta
-       Igualdad de autoridad y responsabilidad
-       División del trabajo
-       Del equilibrio
-       Flexibilidad
-       Liderazgo



+ Los instrumentos de la organización son los siguientes:


-       Organigrama
-       Procedimientos
-       Normas
-       Reglas
-       Manuales
-       Análisis de puestos
-       Valuación de puestos



+ Para la organización entran la integración, reclutamiento, selección, contratación, selección de recursos materiales, introducción y desarrollo.  

¬ INTEGRACION
La integración es la etapa del proceso administrativo encargada de optimizar los recursos tanto humanos, técnicos y financieros para la ejecución del plan.
-       Integrar significa unir, en esta etapa del proceso administrativo se “unen” las partes y se implementa el plan.
-       Para ejecutar el plan se inicia con las técnicas de la integración que son: reclutamiento, selección e introducción y desarrollo.

+ Reclutamiento: reclutar significa unir, recabar, ordenar y obtener la información necesaria sobre los recursos útiles a la organización. El reclutamiento se realiza en los centros que producen los recursos, a través de los trabajadores de la empresa, por los medios de comunicación y los internos de la organización.

~ El reclutamiento se dividen en dos:

° Promoción interna: Es común que las empresas manejen la promoción interna para el ascenso de sus trabajadores, y es realmente una práctica que se ha extendido a tal grado, que algunos sindicatos lo plasman en sus contratos colectivos. Sin embargo; el significado original del proceso de promoción interna, era la oportunidad de lograr jerarquía; esto es, de la posición de trabajador operativo, a supervisor y de ahí en forma ascendente, pero la oportunidad dependía del desarrollo del trabajador.
En la actualidad, la promoción interna está dejando de tener adeptos entre los administradores, y es que se ha llegado al grado en que algunas empresas lo proclaman como una ventaja y un beneficio para sus miembros.
° Reclutamiento externo: La política de competencia abierta parece ser un método para asegurar la idoneidad de los candidatos a puestos administrativos. Cuando se maneja en forma honesta y responsable, ningún candidato del interior de la organización que esté capacitado, debe asumir como un riesgo la competencia por la vacante.

+ Selección: Consiste en escoger, decidir, aceptar, aquel recurso que más nos convence, para lograr los objetivos planeados. La selección se utiliza tanto en los recursos humanos como materiales.

~ Y sus métodos de selección son:

-       Prueba de admisión
-       Expediente
-       Entrevista
-       Periodo de prueba
-       Currículum vitae

+Contratación: Se entiende por relación de trabajo cualquiera que sea el acto que le dé origen, la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona mediante el pago de un salario. Es aquel por el cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario.

+ Selección de recursos materiales: En la selección de material, equipo o instrumental, es importante elegir aquellos que reúnan las condiciones necesarias para el tipo de trabajo a que se destinan.

+ Introducción y Desarrollo: El último paso de la integración consiste en propiciar el óptimo rendimiento de los recursos humanos, técnicos, financieros, de material y equipo. Con respecto al personal, se realiza el desarrollo con el propósito de lograr una óptima productividad.
Una forma de lograr eficiencia del personal, es la enseñanza en servicio (en sus cuatro áreas), y es una responsabilidad y una necesidad de la organización.

¬Las áreas de enseñanza del servicio son:

-       Orientación
-       Adiestramiento
-       Desarrollo de liderazgo
-       Educación continua

+ Orientación: Se debe de brindar información sobre el puesto a desempeñar a:


       Personal de nuevo ingreso
       Cambios de turno
       Personal que asciende o cambia de puesto.

Y debe de incluir:

       Bienvenida
       Presentación
       Información
       Asesoría


       Ubicación física

+ Adiestramiento: El adiestramiento es necesario cuando el personal tiene dificultad para aplicar técnicas o procedimientos, cuando debe manejar equipo que requiere conocimientos especiales o desconoce procedimientos técnicos.
La necesidad de adiestramiento se presenta cuando se producen desperdicios innecesarios, descomposturas, ausencias frecuentes por frustración en actividades manuales que se dificultan, relaciones interpersonales defectuosas, ambiente limitante y servicio deficiente.

+ Desarrollo de liderazgo: En toda organización es indiscutible la necesidad de contar con personal para asumir el liderazgo de grupos.
El desarrollo de potencialidades de liderazgo se orienta a producir un ambiente favorable para la productividad.

+ Para desarrollar al personal en el liderazgo, se consideran los siguientes aspectos:
       Capacitar al personal en la solución de conflictos.
       Desarrollar técnicas de comunicación administrativa.
       Producir habilidad en el manejo de personal operativo.
       Capacitar al personal en la dirección.
       Adiestrar en las funciones relativas al puesto que se va a desempeñar.

+ Educación continuada se enfoca en tres pasos:

 1.- Objetivo:
o   Reforzar la confianza del trabajador en su organización.
o   Sensibilizar a los cambios.
o   Producir innovaciones.
o   Apoyar la creatividad.

2.- Formal: Se realiza en un centro educativo oficial, con un plan de estudios definido, a cuyo término se obtiene un grado académico amparado por un documento formalizado por la institución educativa. Para este tipo de enseñanza se pueden proporcionar becas.
3.- Informal: Se produce al interior de las instituciones, empresariales, a través de conferencias, cursos, talleres, congresos, simposios, etc. Los propósitos de dicha enseñanza suelen ser de actualización.

2.5.- Dirección y liderazgo
-       Dirigir es guiar, orientar, conducir, encaminar, llevar al logro de objetivos. Dirigir implica tomar decisiones, mando y liderazgo.
-       El liderazgo es una característica de las organizaciones humanas. Es importante distinguir entre el liderazgo como una cualidad personal, y el liderazgo como una función administrativa.
Resultado de imagen para organizacion direccion y liderazgo-       La dirección y el liderazgo son los aspectos más humanos de las funciones administrativas, son el proceso interpersonal por el cual los subordinados comprenden los objetivos de la organización y contribuyen a su logro.
-       La dirección es una función difícil, porque el administrador enfrenta un complejo de factores, sobre los cuales es imposible tener el control y el conocimiento total.
-       El factor humano está formado por personalidades complejas con múltiples escalas de valores.

+ Comunicación: La dirección es posible mediante sistemas de comunicación y coordinación adecuados a la estructura de organización. Es uno de los componentes de la dirección.
Propósitos de la comunicación
      Retroalimentar el sistema administrativo.
      Promover conductas cooperativas.
      Lograr la eficiencia.
      Ejercer la dirección.

+ La comunicación se divide en tres pasos:


1.- elementos:
-  Emisor
- Transmisor.
- Receptor
- Respuesta

2.- Métodos:

- Oral
- Palabra escrita
- Lenguaje corporal


3.- Comunicación administrativa:

- Ascendente
- Descendente
- Horizontal
- General


+ Barreras de la comunicación:

       Incongruencia entre el contenido y la intención
       Deficiente redacción en el mensaje
       Falta de claridad
       No sabe escuchar
       Descuidos y omisiones

+ Medios de comunicación:


-       Oficios
-       Memoranda
-       Circulares
-       Películas
-       Periódicos
-       Boletines
-       Fotografías
-       Informes
-       Agendas



2.6.-  Control:
Control es valorar el resultado de la ejecución de los planes, lo cual se hace por medio de los sistemas, métodos y medios de control; es detectar oportunamente desviaciones en la acción y aplicar las medidas oportunas para corregirlas.
+ Propósitos del control:
       Evaluar el logro de objetivos establecidos previamente.
       Prever desviaciones en la ejecución de planes y programas.
       Optimizar la utilización de recursos.
       Proponer y sugerir alternativas administrativas para corregir las desviaciones.
       Establecer diagnósticos continuos y permanentes.
       Promover la creatividad e innovación.
+ Existe un sistema de control que se divide en dos:
Supervisión: La supervisión es una dirección democrática, cuyo principal interés es el supervisado, y su realización plena.
~ Objetivos de la supervisión
-       Desarrollo del personal subordinado hacia el logro de la eficiencia.
-       Promover la calidad del servicio para los usuarios.
-       Proteger y apoyar el logro de objetivos organizacionales.
-       Aplicar medidas correctivas en las desviaciones.

+ Principios de la supervisión  son:
-       Planeación
-       Liderazgo
-       Enseñanza
-       Comunicación

Evaluación: Se conceptúa la evaluación como un proceso sistemático de medición y comparación de resultados en relación con los objetivos. Se evalúan logros, objetivos, recursos y necesidades.
La evaluación es constante, dinámica, objetiva, oportuna y permanente.

+ Tipos de evaluación son dos:
-       Directa: Investigación de campo; entrevistas, reuniones, etc.
-       Indirecta: A través de documentos, estadísticas, etc.



¬ Métodos de control:
       El archivo: conjunto de documentos debidamente clasificados y ordenados, que integran los datos históricos y la información esencial de una organización productiva.
       La auditoría: es un procedimiento técnico que sirve para evaluar la marcha de un trabajo.
+ Tipos de auditoria:
-       Interna.
-       Externa.
+ Técnicas de control más empleadas:
-       Informes: Provocado, Solicitado, De rutina.
-       Conservación.
-       Datos estadísticos.
-       Control de cantidad.
-       Control de tiempo.
-       Control de inventarios.

+ Pasos del control.

¬ Instrumentos
+Presupuesto: El presupuesto, considerado como plan, es la expresión de los resultados esperados en términos numéricos.
El presupuesto es un plan de acción expresado en términos financieros. Se denominan términos financieros porque son expresados en dinero.
+ Función del presupuesto:
-       La función del presupuesto es programar la distribución de ingresos y egresos financieros, prever el aprovechamiento de recursos y apoyar la consecución de objetivos.
Importancia
-       El presupuesto es importante porque, de la utilización adecuada y racional de los recursos disponibles, dependerá el logro de objetivos organizacionales.

+ Requisitos del presupuesto:
       Elaborarse por partidas.
       Prever cambios e imprevistos.
       Fijar ingresos y egresos gastos
       Ser flexible.
       Aprovechar al máximo los recursos disponibles.
       Fijar controles.
En el proceso presupuestal, cada jefe de departamento presenta sus necesidades de financiamiento. Posteriormente, el dirigente presenta el presupuesto global a los socios que subsidian, quienes, a su vez, aprueban o modifican las erogaciones. En cada organización, la elaboración del presupuesto se norma conforme al tipo de funcionamiento.







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