Unidad 2 Empresa y Proceso Administrativo

Empresa
            Relevancia del proceso administrativo
                          Planeación

                                   Organización
                                             Dirección

                                                   Control

Unidad 2 empresa y proceso administrativo

Objetivo:

Analizar los conceptos actuales de la administración y del proceso administrativo, aplicándolo en el campo profesional de la enfermería.

Empresa

Concepto:

Las organizaciones humanas que producen bienes o servicios a esto se le llama empresa las cueles requieren de:

• Una mision
• Una vision
• Objetivos
• Valores 

Misión

La misión define principalmente cual es nuestra labor o actividad en el mercado, además se puede completar haciendo referencia al público hacia el que va dirigido y con la singularidad, particularidad o factor diferencial, mediante la cual desarrolla su labor o actividad.

Visión

La visión define las metas que pretendemos conseguir en el futuro. Estas metas tienen que ser realistas y alcanzables, puesto que la propuesta de visión tiene un carácter inspirador y motivador.

Objetivo

Producir bienes o servicios, creadas y mantenidas por sus miembros como un medio para lograr sus objetivos personales, pero las organizaciones como empresas o instituciones también tienen objetivos.

Importancia de los objetivos organizacionales

Los objetivos organizacionales deberían dar el significado de la organización, y los trabajadores dan significado a la empresa o institución.

Estos sirven como puntos de referencia para los esfuerzos de la organización, son necesarios para coordinar el esfuerzo la organización que desee competir efectivamente y progresar, se debe renovar de manera continua sus objetivos organizacionales ya que son los fines hacia los cuales toda acción organizacional esta dirigida y son un prerequisito para determinar políticas, procedimientos , métodos, estrategias y reglas efectivas.  

Existen tantos objetivos como razones pueden tener las personas para formar grupos; no obstante se han definido en forma convencional como objetivos organizacionales los siguientes:

Objetivos económicos.  entre ellos el lucro y la eficiencia con los recursos que tiene la organización

Objetivos sociales. Toda organización humana tiene su razón de ser en sociedad, sin la cual no existe. Por lo mismo, las funciones y productos, los bienes y servicios de la organización, busca el beneficio social.

Objetivos culturales. El progreso de las organizaciones y sus elementos humanos depende en alta medida del desarrollo personal, la educación integral, la cultura del trabajo, la educación para el trabajo son un objetivo prioritario de las organizaciones sociales.

Objetivos personales. El logro y la satisfacción de una gran parte de las necesidades básicas normales de los individuos se logran en el trabajo. El desarrollo de conductas positivas y benéficas se producen mediante el trabajo y se reflejan en el tipo de sociedad que las personas requieren para vivir en armonia.  

Objetivos políticos. Las organizaciones humanas tambien requieren de lideres que les impulsen a lograr los objetivos y a  manejar sus recursos para el beneficio social

Objetivos biológicos. La vida  desde el punto de vista filosofico es acción, trabajo representan el funcionamiento integral de los seres vivos. Los individuos requieren de las organizaciones para cubrir sus necesidades biológicas esenciales.

Valores

Los valores son principios éticos sobre los que se asienta la cultura de nuestra empresa, y nos permiten crear nuestras pautas de comportamiento.

No olvidemos que los valores, son la personalidad de nuestra empresa y no pueden convertirse en una expresión de deseos de los dirigentes, sino que tienen que plasmar la realidad. 

Relevancia del proceso administrativo

Concepto:

El proceso administrativo es la serie de pasos sistematizados que se siguen para lograr un fin previamente determinado.

Existen diversos criterios del numero de etapas que constituye el proceso administrativo aunque, de hecho, para todos los autores los elementos o funciones de la administración sean los mismos. A continuación se mencionan el criterio que se utilizara en este texto:

Planeación

Es la etapa inicial del proceso administrativo, implica utilizar el pensamiento reflexivo antes de actuar.

Mediante la planeación se reduce la actividad dispersa, es decir, las acciones aisladas, mismas que se integran en un plan con una secuencia bien definida.

Concepto

Es un camino a seguir que tiene su base en el análisis de un problema determinando el orden, la secuencia de las actividades y programando el tiempo necesario para la solución de dicho problema.

Plan es el detalle del metodo para llevar a cabo una actividad en cierto periodo del futuro

Existen tres pasos para elaborar un plan estos son :•       1.- Fijar objetivos.

•       2. Investigación y diagnóstico administrativo

•       3.- Análisis y toma de decisiones

existen diversos principios que rigen a la planeación:

1. Del propósito. El proposito y la naturaleza de la planeacion es facilitar el logro de los objetivos de la organización

2. De la eficiencia. Cuando un plan cumple con los beneficion esperados, en comparacion con los costos, significa que su realizacion produjo eficiencia

3. De la primacía. Todas las funciones empresariales estan encaminadas al logro de los objetivos de la organización. La planeacion es la unica que inicia con el establecimiento de los objetivos ademas programa las otras funciones

4. De la previsión. La planeacion coordinada y eficaz solo es posible mediante la prevision

5. De la toma de decisiones. El proceso de la planeacion es una toma de decisiones constante e ininterrumpida, el proposito de la toma de decisiones es eliminar los factores que impiden la consecucion de los objetivos

6. Del compromiso. los responsable de la planeacion asumen un compromiso con la organización; cuando los administradores estan comprometidos se produce la fluidez en el proceso

7. De la flexibilidad. La flexibilidad en los planes impide perdidas importantes y permite cambiar su dirección cuando en necesario

8. Del control. reestructurar los planes cuando asi se requiera, asegura la eficiencia de los mismos.

Entre los instrumentos de la planeación existen:

·      El presupuesto es presupuesto, considerado como plan, es la expresión de los resultados esperados en términos numéricos, el presupuesto en un plan de acción expresado en términos financieros

·    
        Políticas son líneas generales para la acción cuyo propósito se orienta a la toma de decisiones como lineamientos generales, contiene las ideas del nivel estratégico de dirección

·      
     Programas son planes en sentido literal, en ellos se establecen los objetivos específicos, la secuencia de las actividades y principalmente, el tiempo requerido para su ejecución  

                                                            ORGANIZACION

El Centro Nacional de la Productividad en México, define organizar como: “El proceso de determinar las actividades y puestos necesarios de una empresa, departamento o grupo, y distribuirlos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno; asignarlos a individuos de forma que el esfuerzo disponible pueda ser aplicado y coordinado de una manera sistemática y efectiva”.

Otros  actores como son:

•  Reyes Ponce (1981) define la organización como “la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos en un organismo social”.

George Terry (1978) explica: “La organización es el conjunto de funciones que se estimen necesarias para lograr un objetivo, una indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de funciones respectivas”.

Existen 6 Elementos de la Organización Formal:

1.- División del trabajo

2.- Definir  funciones y actividades

3.- Establecer jerarquías

4.- Determinar el sistema de organización

5.- Establecer los sistemas de comunicación

6.- Determinar normar y procedimientos

Tipos de Organización Formal están:

+Organización lineal

+Organización funcional

+Organización lineo-funcional

+Organización por comités

Las ventajas de la organización lineal puede sintetizarse por:

-       Estructura de organización simple, restringida y elemental.

-       Claridad de autoridad y responsabilidad.

-       Estabilidad de la estructura de organización.

Las desventajas que pueden ocasionarse en organizaciones con estructura de organización lineal son:

-       Falta de flexibilidad.

-       Dificultad para innovación.

-       Favorecer la autoridad.

-       Dificultad la comunicación cuando la empresa crece.

-       Al volverse compleja la organización tiende a ser ineficiente.

-        

Organización Funcional: acepta le premisa de romper el principio de unidad de mando (un solo jefe es una autoridad dividida según la especialización introducida inicialmente por Taylor).

-       La organización funcional da al subordinado varios jefes, a la vez que ninguno tiene autoridad total sobre el subordinado; busca simplificar el trabajo, establece líneas directas de comunicación, eliminara la centralización en la toma de decisiones y apoyar la especialización. 

-       Se caracteriza por una distinsión de autoridad, subordinado múltiple, aumento de la especialización y requisitos de mayor control.

-       La flexibilidad en la estructura de organización en la época actual, para hacerlas competitivas y para introducir las innovaciones que se producen día a días, no es compatible con una estructura de organización lineal.

Como ventajas de la organización funcional son:

-       La especialización produce eficiencia.

-       La supervisión mejora.

-       La comunicación se facilita.

-       Se concentra en la ejecución.

Las desventajas de la organización funcional son:

-       Difusión de la autoridad

-       Dificultad de la delimitación de la responsabilidad

-       Se pierde el punto de vista integral.

-       Presencia de conflictos por competencia de los múltiples jefes.

Organización lineo-funcional: este tipo de organización es el resultante de combinar los dos modelos anteriores y reducir sus desventajas. Se producen jerarquías lineales (autoridad) y funcionales (asesoría). Es el modelo quizás mas empleado en la actualidad.

-       La organización lineo-funcional dan margen al “staff”.

-       La posición del “staff” es funcional, es decir, no posee autoridad, y su papel es apartar a la autoridad, asesoría, información y orientación para la toma de decisiones. 

-       Entre la organización  lineal  y de “staff” se puedan apreciar dos diferencias.

-       La organización lineal producen en una relación directa con los objetivos de la empresa y los de”staff” en forma indirecta.

-       La autoridad de la organización lineal en la ejecución y decisión.

Organización por comités: los comités son formas administrativas para otros, representan una organización funcional sin autoridad lineal.

-       Como características de esta forma de organización están los siguientes: son organismos temporales en tanto cumplen su misión pueden o no tomar decisiones, tienen un objetivo definido y metas específicas por lograr.

-       Se consideran los comités una excelente forma para la estructura de organización los comités no pueden ser por si solos un organización formal.

-       La estructura funcional de la organización en sus diversas formas se representa mediante los organigramas.

                                             INTEGRACION

La integración es la etapa del proceso administrativo encargada de optimizar los recursos tanto humanos, técnicos y financieros para la ejecución del plan.

-       Integrar significa unir, en esta etapa del proceso administrativo se “unen” las partes y se implementa el plan.

-       Para ejecutar el plan se inicia con las técnicas de la integración que son: reclutamiento, selección e introducción y desarrollo.

Reclutamiento: reclutar significa unir, recabar, ordenar y obtener la información necesaria sobre los recursos útiles a la organización. El reclutamiento se realiza en los centros que producen los recursos, a través de los trabajadores de la empresa, por los medios de comunicación y los internos de la organización.

El reclutamiento se dividen en dos:

° Promoción interna: Es común que las empresas manejen la promoción interna para el ascenso de sus trabajadores, y es realmente una práctica que se ha extendido a tal grado, que algunos sindicatos lo plasman en sus contratos colectivos. Sin embargo; el significado original del proceso de promoción interna, era la oportunidad de lograr jerarquía; esto es, de la posición de trabajador operativo, a supervisor y de ahí en forma ascendente, pero la oportunidad dependía del desarrollo del trabajador.

En la actualidad, la promoción interna está dejando de tener adeptos entre los administradores, y es que se ha llegado al grado en que algunas empresas lo proclaman como una ventaja y un beneficio para sus miembros.

° Reclutamiento externo: La política de competencia abierta parece ser un método para asegurar la idoneidad de los candidatos a puestos administrativos. Cuando se maneja en forma honesta y responsable, ningún candidato del interior de la organización que esté capacitado, debe asumir como un riesgo la competencia por la vacante.

Selección: 

Consiste en escoger, decidir, aceptar, aquel recurso que más nos convence, para lograr los objetivos planeados. La selección se utiliza tanto en los recursos humanos como materiales.

~ Y sus métodos de selección son:

-       Prueba de admisión

-       Expediente

-       Entrevista

-       Periodo de prueba-       Currículum vitae

+Contratación: Se entiende por relación de trabajo cualquiera que sea el acto que le dé origen, la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona mediante el pago de un salario. Es aquel por el cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario.

+ Selección de recursos materiales: En la selección de material, equipo o instrumental, es importante elegir aquellos que reúnan las condiciones necesarias para el tipo de trabajo a que se destinan.

+ Introducción y Desarrollo: El último paso de la integración consiste en propiciar el óptimo rendimiento de los recursos humanos, técnicos, financieros, de material y equipo. Con respecto al personal, se realiza el desarrollo con el propósito de lograr una óptima productividad.

Una forma de lograr eficiencia del personal, es la enseñanza en servicio (en sus cuatro áreas), y es una responsabilidad y una necesidad de la organización.

¬Las áreas de enseñanza del servicio son:

-       Orientación

-       Adiestramiento

-       Desarrollo de liderazgo

-       Educación continua

+ Orientación: Se debe de brindar información sobre el puesto a desempeñar a:

•       Personal de nuevo ingreso

•       Cambios de turno

•       Personal que asciende o cambia de puesto.

Y debe de incluir:

•       Bienvenida

•       Presentación

•       Información

•       Asesoría

•       Ubicación física

+ Adiestramiento: El adiestramiento es necesario cuando el personal tiene dificultad para aplicar técnicas o procedimientos, cuando debe manejar equipo que requiere conocimientos especiales o desconoce procedimientos técnicos.

La necesidad de adiestramiento se presenta cuando se producen desperdicios innecesarios, descomposturas, ausencias frecuentes por frustración en actividades manuales que se dificultan, relaciones interpersonales defectuosas, ambiente limitante y servicio deficiente.

+ Desarrollo de liderazgo: En toda organización es indiscutible la necesidad de contar con personal para asumir el liderazgo de grupos.

El desarrollo de potencialidades de liderazgo se orienta a producir un ambiente favorable para la productividad.

+ Educación continuada se enfoca en tres pasos:

 1.- Objetivo:

o   Reforzar la confianza del trabajador en su organización.

o   Sensibilizar a los cambios.

o   Producir innovaciones.

o   Apoyar la creatividad.

2.- Formal: Se realiza en un centro educativo oficial, con un plan de estudios definido, a cuyo término se obtiene un grado académico amparado por un documento formalizado por la institución educativa. Para este tipo de enseñanza se pueden proporcionar becas.

3.- Informal: Se produce al interior de las instituciones, empresariales, a través de conferencias, cursos, talleres, congresos, simposios, etc. Los propósitos de dicha enseñanza suelen ser de actualización.

              Dirección y liderazgo

-       Dirigir es guiar, orientar, conducir, encaminar, llevar al logro de objetivos. Dirigir implica tomar decisiones, mando y liderazgo.

-       El liderazgo es una característica de las organizaciones humanas. Es importante distinguir entre el liderazgo como una cualidad personal, y el liderazgo como una función administrativa.

-       La dirección y el liderazgo son los aspectos más humanos de las funciones administrativas, son el proceso interpersonal por el cual los subordinados comprenden los objetivos de la organización y contribuyen a su logro.

-       La dirección es una función difícil, porque el administrador enfrenta un complejo de factores, sobre los cuales es imposible tener el control y el conocimiento total.

-       El factor humano está formado por personalidades complejas con múltiples escalas de valores.

+ Comunicación: La dirección es posible mediante sistemas de comunicación y coordinación adecuados a la estructura de organización. Es uno de los componentes de la dirección.

Propósitos de la comunicación

–      Retroalimentar el sistema administrativo.

–      Promover conductas cooperativas.

–      Lograr la eficiencia.

–      Ejercer la dirección.

+ La comunicación se divide en tres pasos:

1.- elementos:

-  Emisor

- Transmisor.- Receptor

- Respuesta

2.- Métodos:

- Oral

- Palabra escrita

- Lenguaje corporal

3.- Comunicación administrativa:

- Ascendente

- Descendente- Horizontal

- General

 Control:

Control es valorar el resultado de la ejecución de los planes, lo cual se hace por medio de los sistemas, métodos y medios de control; es detectar oportunamente desviaciones en la acción y aplicar las medidas oportunas para corregirlas.

+ Propósitos del control:

•       Evaluar el logro de objetivos establecidos previamente.

•       Prever desviaciones en la ejecución de planes y programas.

•       Optimizar la utilización de recursos.

•       Proponer y sugerir alternativas administrativas para corregir las desviaciones.

•       Establecer diagnósticos continuos y permanentes.

•       Promover la creatividad e innovación.

+ Existe un sistema de control que se divide en dos:

Supervisión: La supervisión es una dirección democrática, cuyo principal interés es el supervisado, y su realización plena.

~ Objetivos de la supervisión

-       Desarrollo del personal subordinado hacia el logro de la eficiencia.

-       Promover la calidad del servicio para los usuarios.

-       Proteger y apoyar el logro de objetivos organizacionales.-       Aplicar medidas correctivas en las desviaciones.

+ Principios de la supervisión  son:

-       Planeación

-       Liderazgo

-       Enseñanza

-       Comunicación